Por Adm. Marizete Furbino“Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo, e fazer bem feito”. (Pitágoras)
O profissional do século XXI deve ter em mente que mesa cheia de papelada não é mais sinônimo de competência; ao contrário, é sinal de incompetência.
Pilhas e mais pilhas de papéis sobre a mesa, além de atestar falta de organização, atesta incompetência, pois, se aquela papelada está ainda por cima da mesa é sinal de que não fora resolvida, e pior, em tempo hábil; logo, poderá comprometer muito o profissional responsável. Toda documentação resolvida deve ser imediatamente arquivada. Isto faz parte de uma boa organização e de um bom gerenciamento.
Ademais, torna-se visível a necessidade de, além de sermos organizados, saibamos planejar nossas ações, priorizar as tarefas, definir as prioridades de curto, médio e longo prazos, para evitar, desta forma, possíveis perdas.
Ressalta-se que, apesar de alguns dizerem que por traz de uma mesa com papéis empilhados e totalmente bagunçados existe sempre um profissional criativo, é preciso salientar que nos dias atuais, se “afogar” em meio à papelada é uma variável grave que deve ser ponderada, visto ser considerada um forte “indicador” de incompetência. Deve-se ter em mente que, se o profissional não consegue organizar sua mesa, como irá conduzir todo o seu processo de trabalho?
Chega às raias do absurdo o profissional pensar que, quando a mesa estiver entupida de papéis, os demais irão no mínimo imaginar que ele trabalha muito, que é muito competente, envolvido, comprometido e, quem sabe, até insubstituível. Um profissional com este perfil pode até ser criativo e até mesmo ser útil em várias situações para a empresa, mas certamente será inútil em projetos ou tarefas que requeiram método e organização para o alcance de bons resultados.
Com efeito, pensar e refletir sobre isso é hoje imprescindível a quem deseja pelo menos permanecer no mercado por um período mais longo de tempo, uma vez que em meio a um mundo de negócios onde a competitividade “canta cada vez mais alto”, e é decisivo que devamos ser ágeis em tudo o que nos propusermos a fazer.
É sabido que hoje as empresas avaliam não somente a competência técnica de seus profissionais, mas o seu comportamento e suas atitudes ditam as regras do jogo, e essas contribuem para sua permanência ou não no mercado; logo, torna-se de extrema importância o colaborador pensar sobre qual é a percepção que a empresa possui dele e, sem resistência, refletir, analisar e procurar mudar a sua postura quando se fizer necessário.
Neste entendimento, é preciso se livrar das pilhas e mais pilhas de papéis, que muitas vezes impedem até mesmo de sermos visíveis. Desde logo, aprender a arquivar documentos e saber arquivá-los temporariamente em conformidade com os seus prazos, é fator de fundamental importância no que tange à organização. É imprescindível também manter seu foco em resolver as tarefas de curto prazo. É preciso ficar claro que sobre sua mesa deverá ficar somente o que você estará resolvendo naquele momento e/ou dia, quiçá pendências para o dia seguinte.
Tal assertiva demonstra que uma mesa bagunçada, além de causar um tremendo mal-estar e péssima impressão em que as vê, causa uma tremenda confusão no seu responsável, podendo também comprometer a sua produtividade acarretar alguns danos, tais como: perda de documentos, demora na localização de documentos, entre outros transtornos, como eventuais prejuízos devidos ao não cumprimento de prazos.
Um cuidado especial deve ser dado ao que se deve arquivar e ao que se deve jogar fora, pois não se pode chorar o “leite derramado”.
É preciso lembrar que há benefícios advindos de um ambiente organizado, que tanto corrobora no que tange a maximização da produção e a minimização do tempo; logo, comece a se organizar, naturalmente sem paranóia, e lembre-se que tudo em excesso é prejudicial.
Vale ressaltar que a mesa de trabalho demonstra claramente o perfil do profissional que ali está, o que indica que devemos ficar muito atentos, uma vez que no mercado tudo é avaliado e a primeira impressão é a que irá permanecer. Comportamentos habituais estão intimamente arraigados ao caráter da pessoa e, por esta razão, são difíceis de serem eliminados. Um “bagunceiro” no trabalho, também o é no seu lar e em todas as ocasiões imagináveis. Por outro lado, é sabido que novos ou bons comportamentos podem ser aprendidos e se integrarem de forma definitiva na pessoa, anulando o comportamento inadequado anterior.
Um fato observado neste século é que está em voga a utilização das mesas compartilhadas; sendo assim, este “arranjo” de trabalho coletivo constitui mais um motivo para se preocupar com a organização da mesa.
Ora, como é cediço, organizar a mesa de trabalho é essencial em um mundo de negócios onde tudo e todos são observados e avaliados o tempo todo; caso esta preocupação não se faça presente, poderá comprometer profissionais e empresas perante este mercado altamente competitivo que ai está; em vista disso, negar tal necessidade, pode significar negar a permanência de profissionais e empresas no mercado.
Por derradeiro, é importante ter em mente que, se você é um profissional desorganizado, você pode passar a ser um profissional organizado, mas isto só depende de sua iniciativa. Basta você querer e se esforçar continuamente. Práticas adotadas de forma contínua se integram ao nosso modo de ser. Cabe só a você se ver livre de rótulos incômodos ou de avaliações e observações negativas.
15/12/2007
Marizete Furbino, com formação em Pedagogia e Administração pela UNILESTE-MG, especialização em Empreendedorismo, Marketing e Finanças pelo UNILESTE-MG. É Administradora, Consultora de Empresa e Professora Universitária no Vale do Aço/MG. Contatos através do e-mail: marizetefurbino@yahoo.com.br
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